Analyser les limitations des logiciels de collecte de créances

Les logiciels de collecte de créances donnent aux entreprises la capacité de collecter des paiements en souffrance, mais il est important de ne pas confondre capacité et compétence. L’expérience et l’expertise nécessaires pour soutenir une opération de collecte efficace ? Ceci n’est pas inclus.

Si vous recherchez un logiciel de collecte de créances, assurez-vous de connaître les compétences dont vous aurez besoin et le travail que vous devrez fournir pour tirer pleinement parti de vos capacités élargies.

Intégration du logiciel

Le premier grand obstacle que vous rencontrerez est l’intégration du logiciel – s’assurer que le logiciel de collecte de créances peut correctement interagir avec votre logiciel de comptes débiteurs, ainsi que toute autre application qui doit être intégrée. Client de messagerie ? Logiciel CRM ? Traitement des paiements ? Il peut y avoir un nombre surprenant de connexions à établir en arrière-plan, et vous aurez besoin de développeurs experts pour tout rassembler.

“Un mauvais e-mail vaut mieux qu’aucun e-mail”

Faux ! Les pratiques traditionnelles de collecte de créances ont peut-être reposé sur la pression exercée sur les clients pour récupérer des paiements en retard, mais cette approche ne fera pas de faveur à votre marque et peut éloigner les clients. Vous aurez besoin de rédacteurs pour rédiger les e-mails, d’analystes de données pour étudier les taux d’ouverture et optimiser les flux d’e-mails. Si vous souhaitez vous aventurer dans la science des données et intégrer l’apprentissage automatique pour améliorer l’engagement et le recouvrement, vous aurez besoin d’ingénieurs en science des données.

Les opérateurs sont en attente

Où vos clients se tourneront-ils s’ils ont des questions ? Ou s’ils ont été incorrectement signalés pour collecte, ce qui peut arriver avec des intégrations de mauvaise qualité, vous aurez besoin d’une équipe de support client capable de répondre aux questions et de fournir une assistance utile. Selon votre entreprise, vous pourrez peut-être faire appel à une équipe de support client existante, mais vous devrez tout de même leur fournir la formation et les scripts nécessaires pour soutenir spécifiquement les clients en collecte de créances.

La conformité est primordiale

La collecte de créances est hautement réglementée, et ces réglementations peuvent varier d’une juridiction à l’autre, allant même jusqu’au niveau des États, provinces et municipalités. Assurer la conformité nécessite non seulement de comprendre cette multitude de réglementations et de rester à jour sur les changements réglementaires, tels que le récent Règlement F aux États-Unis, mais aussi d’intégrer des règles de conformité dans votre processus de collecte.

Ne pas garantir la conformité peut entraîner des actions en justice, des pénalités financières et une perte de réputation. En 2020, les actions d’application de la loi du Bureau de protection financière des consommateurs des États-Unis ont abouti à 12,9 milliards de dollars en allégements pour les consommateurs et 1,6 milliard de dollars en pénalités civiles.

Tout s’additionne

Toutes les compétences, l’expertise et les efforts nécessaires pour soutenir correctement un logiciel de collecte de créances contribuent également à vos dépenses d’exploitation. Tout ce que vous dépensez pour la collecte de créances – licences logicielles, matériel, déploiements cloud, temps du personnel, formation, support client – tout cela réduit vos recouvrements nets.

Avec un système bien conçu, hautement automatisé et un grand volume de comptes en souffrance, déployer un logiciel de collecte de créances et gérer les recouvrements en interne peut avoir un sens financier, en particulier dans les premières étapes d’un compte en souffrance.

Mais à mesure que les comptes progressent dans leur cycle de vie et que les taux de recouvrement diminuent avec le temps, vos dépenses d’exploitation internes dépasseront à un moment donné vos recouvrements. Lorsque ce point est atteint, il n’est plus judicieux de consacrer des efforts internes à la collecte des créances. Cela représente un risque financier significatif.

C’est à ce moment que de nombreuses entreprises se tournent vers des agences de collecte de créances. Comme les agences facturent généralement des frais uniquement sur le montant qu’elles parviennent à récupérer, cela a très peu d’impact sur les dépenses d’exploitation. Cela signifie qu’elles peuvent continuer à poursuivre les recouvrements bien après qu’il ne soit plus viable pour une entreprise de le faire seule.

Bien sûr, il n’y a aucune raison qu’une entreprise doive attendre d’atteindre ce point de basculement avant de s’associer à une agence de collecte de créances. Faire appel à un partenaire de collecte de créances plus tôt dans le cycle de vie des comptes en souffrance, par exemple lorsque les dépenses d’exploitation dépassent les frais de l’agence, peut aider à optimiser vos recouvrements.

Le logiciel de collecte de créances peut certainement étendre vos capacités, surtout si vous avez déjà les compétences requises à disposition. Mais si vous devez constituer une équipe et une opération, le travail pour développer une compétence opérationnelle peut ne pas en valoir la peine.