Analizando las limitaciones del software de cobranza de deudas

El software de cobranza de deudas brinda a las empresas la capacidad de cobrar pagos vencidos, pero es importante no confundir capacidad con competencia. ¿La experiencia y el conocimiento necesarios para respaldar una operación de cobranza efectiva? Eso no está incluido.

Si estás buscando software de cobranza de deudas, asegúrate de conocer las habilidades que necesitarás y el trabajo que deberás realizar para aprovechar al máximo tus capacidades ampliadas.

Integración de software

El primer gran obstáculo que enfrentarás es la integración de software: asegurarte de que el software de cobranza de deudas pueda integrarse correctamente con tu software de cuentas por cobrar, además de cualquier otra aplicación que necesite acompañarlo. ¿Cliente de correo electrónico? ¿Software CRM? ¿Procesamiento de pagos? Puede haber una sorprendente cantidad de conexiones que hacer en el backend, y necesitarás desarrolladores expertos para unirlo todo.

“Un mal correo electrónico es mejor que ningún correo electrónico”

¡Incorrecto! Las prácticas tradicionales de cobranza de deudas pueden haber presionado a los clientes para recuperar pagos atrasados, pero ese enfoque no beneficiará a tu marca y puede alejar a los clientes. Necesitarás escritores para redactar los correos electrónicos, analistas de datos para estudiar las tasas de apertura y optimizar los flujos de correo electrónico. Si deseas expandirte hacia la ciencia de datos y llevar el aprendizaje automático para mejorar el compromiso y la recuperación, necesitarás ingenieros de ciencia de datos.

El equipo de atención al cliente está listo

¿A dónde acudirán tus clientes si tienen preguntas? O si fueron marcados incorrectamente para cobranza, lo cual puede suceder con integraciones deficientes, necesitarás un equipo de atención al cliente que pueda responder preguntas y brindar asistencia útil. Dependiendo de tu negocio, es posible que puedas aprovechar un equipo de atención al cliente existente, pero aún necesitarás proporcionarles la capacitación y los guiones necesarios para apoyar específicamente a los clientes de cobranza de deudas.

El cumplimiento es fundamental

La cobranza de deudas está altamente regulada, y esas regulaciones pueden variar de una jurisdicción a otra, incluso a nivel de estados, provincias y municipios individuales. Asegurar el cumplimiento implica no solo entender esta variedad de regulaciones y mantenerse al tanto de los cambios regulatorios, como el reciente Reg F en los Estados Unidos, sino también construir reglas de cumplimiento en tu proceso de cobranza.

No garantizar el cumplimiento puede resultar en acciones legales, sanciones financieras y pérdida de reputación. Durante 2020, las acciones de cumplimiento de la Oficina de Protección Financiera del Consumidor de EE. UU. han resultado en $12.9 mil millones en alivio para los consumidores y $1.6 mil millones en sanciones civiles.

Todo suma

Toda la habilidad, experiencia y esfuerzo requeridos para respaldar adecuadamente el software de cobranza de deudas también contribuyen a tus gastos operativos. Todo lo que gastes en cobranza de deudas – licencias de software, hardware, implementaciones en la nube, tiempo del personal, capacitación, atención al cliente – todo eso reduce tus recuperaciones netas.

Con un sistema bien diseñado y altamente automatizado y un gran volumen de cuentas vencidas, implementar software de cobranza de deudas y gestionar recuperaciones internamente puede tener sentido financiero, particularmente en las primeras etapas de una cuenta vencida.

Pero a medida que las cuentas avanzan a través de su ciclo de vida y las tasas de recuperación disminuyen con el tiempo, tus gastos operativos internos en algún momento superarán tus recuperaciones. Cuando se cruce ese punto, no tiene sentido dedicar esfuerzos internos a cobrar deudas. Es, literalmente, una propuesta perdedora.

Es en este momento cuando muchas empresas recurren a agencias de cobranza de deudas. Dado que las agencias generalmente cobran una tarifa solo sobre la cantidad que pueden recuperar, hay muy poco impacto en los gastos operativos. Esto significa que pueden seguir persiguiendo recuperaciones mucho después de que ya no sea viable para una empresa hacerlo por su cuenta.

Por supuesto, no hay razón para que una empresa tenga que llegar hasta ese punto crítico antes de asociarse con una agencia de cobranza de deudas. Involucrar a un socio de recuperación de deudas antes en el ciclo de vida de las cuentas vencidas, como cuando los gastos operativos superan las tarifas de la agencia, puede ayudar a optimizar tus cobranzas.

El software de cobranza de deudas ciertamente puede extender tus capacidades, particularmente si ya tienes las habilidades requeridas a la mano. Pero si tienes que formar un equipo y una operación, el trabajo para desarrollar competencia operativa puede no valer la pena.